Écriture, publication, promotion, communication… Il y a tant de choses à gérer dans un seul projet, si on souhaite le maintenir à flots et avancer ! Je vous propose de partir à la découverte d’un outil dont vous ne pourrez bientôt plus vous passer tant il permet d’y voir clair.

La semaine dernière, je vous racontai comment l’ampleur du projet dans lequel je me suis lancé m’avait forcé à revoir mon organisation. Il serait tout de même dommage de voir un tel chateau de cartes s’effondrer parce qu’on n’arrive pas à gérer tout le positif qui en découle !

Pour garder la tête hors de l’eau, je me suis mis à utiliser un outil que je connaissais déjà, mais que je n’avais jamais exploité à son juste potentiel. Un outil qui permet d’obtenir une vision globale de l’état d’avancement de chacune des tâches qui composent votre projet. Cet outil, c’est Framaboard.

Framaboard, qu’est-ce que c’est ?

Framaboard est une instance de Kanboard, un outil en ligne de gestion de projet totalement gratuit et sous licence libre. Cette instance est gérée par l’équipe de Framasoft, dont je vous invite vivement à explorer le travail d’information et de mise à disposition de logiciels et de services tous gratuits et libres.

Framaboard vous permet la visualisation de votre projet sous forme d’un tableau minimaliste à quatre colonnes : En attente, Prêt, En cours et Terminé. Vous pouvez créer des tâches dans chacune d’elles, et les déplacer de colonne en colonne au fur et à mesure de leur avancement.

Un exemple de tableau (source : Framasoft)

Chaque tâche créée peut se voir attribuer des paramètres intéressants dans une gestion au fil du temps, comme une date d’échéance, et être divisée en sous-tâches que vous pourrez cocher au fur et à mesure (ce qui aura pour effet d’indiquer l’état d’avancement de la tâche sous forme de pourcentage).

Les tâches peuvent se voir attribuer une catégorie ainsi qu’une couleur, de quoi opérer un classement visuel pratique.

De nombreuses fonctionnalités existent encore mais il me serait impossible d’en parler en un seul article. Citons entre autres la possibilité de vous abonner à votre projet sous forme de calendrier, de travailler à plusieurs (en attribuant les tâches à différentes personnes, par exemple) ou encore, et c’est très pratique : de créer des tâches récurrentes.

Exemple d’utilisation de Framaboard pour la gestion d’un projet d’écriture

Comme vous le savez peut-être, je suis actuellement en plein projet Horizons parallèles, un défi consistant à rédiger une nouvelle par semaine pendant un an. Je vais vous expliquer ici comment je m’organise avec Framaboard, en espérant que vous puissiez adapter cette utilisation à vos propres projets (d’ailleurs, n’hésitez pas à en parler en commentaire !).

Mon utilisation de Framaboard repose sur quatre éléments :

  1. des colonnes adaptées ;
  2. des catégories de tâches ;
  3. des actions automatisées ;
  4. des tâches récurrentes.
Mon tableau

1. Adapter les colonnes à ses besoins

J’ai modifié les colonnes de façon à ce qu’elles correspondent davantage à ma façon de travailler. En cours et Terminé n’ont pas changé. En revanche, j’ai opté pour À faire (liste des choses… à faire) et À faire en priorité pour les tâches plus urgentes (à faire dans la semaine, disons).

Pour modifier l’ordre ou le titre des colonnes : Menu>Préférences>Colonnes

2. Créer des catégories pour les tâches à venir

Attribuer aux tâches créées une catégorie, c’est pouvoir facilement distinguer les différentes facettes d’un projet, par exemple pour mieux gérer la régularité dans la publication sur les réseaux sociaux (la tâche associée étant plus facilement identifiable).

J’ai personnellement créé plusieurs catégories, comme : écriture, édition, blog, technique, lecture, …

Pour créer des catégories : Menu>Préférences>Catégories

3. Optimiser le rendu visuel avec des actions automatisées

Associer une couleur différente à chaque catégorie de tâche, voilà qui serait bien utile ! Avec Framaboard, vous pouvez le faire automatiquement. Créer une tâche d’une certaine catégorie donnera sans action supplémentaire la bonne couleur à cette tâche. Indispensable !

Pour ce faire, allez dans Menu>Préférences>Actions automatisées et créez une par une les actions liées à chaque catégorie selon ce modèle :

4. Créer une récurrence pour les tâches qui s’y prêtent

Écrire la nouvelle de la semaine est une tâche qui revient souvent dans la première colonne de mon tableau. Vous en avez certainement aussi, des actions hebdomadaires ou mensuelles, et il serait dommage de perdre du temps à recréer un doublon de cette tâche à chaque fois que vous devez en utiliser une nouvelle occurence.

Avec Framaboard, vous pouvez faire en sorte qu’une tâche se duplique si vous la placez dans la dernière colonne. En clair, lorsque vous déplacez votre tâche dans Terminé, une nouvelle version de la tâche apparaît dans À faire. Vous n’avez alors plus qu’à modifier le titre de la nouvelle tâche le cas échéant, par exemple si vous voulez y faire apparaître le numéro de la semaine.

Pour rendre une tâche récurrente, créez la tâche puis ouvrez-la d’un clic. Dans le menu à gauche, cliquez sur Modifier la récurrence et adaptez les paramètres à vos besoins. Par exemple, pour une tâche hebdomadaire :

J’espère que cet article aura réussi à susciter votre curiosité et à aller faire un tour du côté de Framaboard. L’utilisation de seulement quelques fonctionnalités bien adaptées permet déjà de mieux gérer l’avancée d’un projet gourmand en temps, comme celui qui m’occupe pour le moment. N’hésitez pas à partager cet article et à laisser vos impressions en commentaire !


Si cet article vous a plus, vous pouvez encourager le maintien du blog, du projet Horizons parallèles et de mes autres activités grâce à un micro-don sur Liberapay ou Tipeee. Tipeee vous permet aussi de soutenir le projet en regardant une vidéo sponsorisée (et sans dépenser d’argent). Merci !

Rejoindre la conversation

1 commentaire

Laisser un commentaire

Laisser un commentaire

%d blogueurs aiment cette page :